Ringkasan Tentang Bagaimana Memahami Komunikasi Bisnis

  

 

 

 

                                                                     Daftar isi

 

HALAMAN JUDUL .......................................................................................................              

Kata Pengantar...............................................................................................................

PEMBAHASAN...............................................................................................................

1.   

1.1.  Pengertian Komunikasi bisnis...........................................................................

1.2.  Bentuk Dasar Komunikasi.................................................................................

1.   

1.1.   

1.2.   

1.3.  Proses Komunikasi..............................................................................................

1.4.  Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi......................................................

1.5.  Bagaimana Memperbaiki Komunikasi.............................................................

REFRENSI........................................................................................................................

1. 

2. 

3. 

 

 

A.   Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah salah satu hal yang penting untuk bekal menjalankan suatu bisnis atau perusahaan. Dapat diartikan, komunikasi bisnis ini menjadi cara komunikasi secara verbal dan nonverbal yang berisi mengenai pendapat, ide, gagasan, maupun informasi yang dilakukan secara personal dan impersonal

Secara umum, pengertian komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu dan kemudian disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal. Komunikasi bisnis juga bisa disebut sebagai sebuah model komunikasi transaksional.

Dalam melakukan komunikasi bisnis, unsur personal atau perusahaan harus melibatkan adanya pertukaran informasi yang terus-menerus. Kemudian, ketika lebih banyak bisnis diperluas, maka besar tekanan pada bisnis tersebut juga lebih besar sehingga akan muncul berbagai cara komunikasi yang lebih efektif, baik bersama karyawan maupun dunia luar.

Oleh karena itu, komunikasi bisnis bisa berjalan secara bersamaan baik dari segi komunikasi maupun bisnis yang berlaku. Selain itu, komunikasi bisnis juga menjadi acuan untuk meningkatkan praktik bisnis dan mengurangi berbagai kesalahan yang mungkin muncul.

Semua aktivitas yang terorganisir di dalam suatu perusahaan akan berjalan tergantung pada bagaimana komunikasi bisnis berlangsung. Tentu saja ini dapat berupa apa saja yang bisa dimulai dari komunikasi manajerial hingga komunikasi dengan vendor bisnis perusahaan tersebut.

Sementara itu, Menurut Djoko Purwanto dalam bukunya yang berjudul Komunikasi Bisnis (2006, h35), “Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik,Djoko Purwanto beranggapan bahwa komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang digunakan di dalam dunia bisnis yang terdiri atas berbagai macam bentuk komunikasi, baik secara verbal maupun nonverbal untuk mencapai tujuan tertentu sesuai dengan kepentingan bisnis para pelaku komunikasi tersebut.

B.   Bentuk Dasar Komunikasi

Menurut Djoko Purwanto ada 2 bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut.

1.    Komunikasi Verbal

Komunikasi Verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi  yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan,Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:

1.    Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

2.    Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

3.    Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.

4.    Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

5.    Membuat dan mengirim surat aduan (claim ) kepada pihak lain.

6.    Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

7.    Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.

8.    Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain.

Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan melalui tulisan dan lisan memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan pihak lain dengan baik dan benar.

Komunikasi bisnis yang efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.

Berbagai macam bentuk komunikasi verbal yang digunakan dalam dunia bisnis:

 

 

a.    Berbicara dan menulis

Pada umumnya, untuk mengirim kan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan-pesan bisnis dengan tulisan relatif jarang dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan tidak penting.Hal ini karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.

Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis mencakup antar lain surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan laporan.

b.    Mendengar dan membaca

Komunikasi yang efektif merupakan komunikasi dua arah. Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkaninformasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

Sayangnya, kebanyakan orang dalam dunia bisnis memiliki kemampuan yang relatif lemah(kurang baik). Sebagai contoh sederhana, ketika seseorang mengikuti seminar bisnis, maka informasi yang dapat diserap dalam benak pikiran mungkin hanya setengah dari yang diucapkan (itupun masih lumayan).

Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, kedua nya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi yang berarti bahwa seseorang harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya. Setelah dapat menangkap inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting dari proses mendengar. Sambil melakukan penyaringan suatu informasi, seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang tidak penting. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide pokok dan ide-ide pendukung secara rinci. Jadi, untuk dapat menyerap informasi dengan baik, seseorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang dibaca atau didengar.

2.    Komunikasi Non verbal

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang menunjukan komunikasi nonverbal

1.    Mengerutkan dahi untuk menunjukan seseorang sedang berpikir.

2.    Berpangku tangan untuk menunjukan seseorang sedang melamun.

3.    Menggelengkan kepala untuk menunjukan sikap menolak atau keheranan.

4.    Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang tamu untuk menunjukan bahwa tamu dilarang merokok.

5.    Menganggukan kepala untuk menunjukan tanda setuju atau OK.

Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Sebagai contoh, seseorang akan mengalami kesulitan bila menyuruh orang lain untuk mengambil buku kerja di suatu tempat yang terdapat beragam warna maupun judul bukunya dengan menggunakan bahasa nonverbal.Komunikasi nonverbal lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan.

C.   Proses Komunikasi

Komunikasi antar manusia hanya bisa terjadi bila didukung unsur unsur komunikasi, dan komunikasi memerlukan proses. Pembahasan mengenai proses komunikasi akan dijelaskan melalui beberapa model komunikasi.

Sumber : Haryani 2001 yang dikutip oleh Dewi dalam bukunya Komunikasi Bisnis (2007, h6) Proses Komunikasi tersebut terdiri dari 5 (lima) tahap kegiatan, yakni:

1)    Pengirim memiliki ide/gagasan

Komunikasi diawali dengan adanya ide/gagasan dalam pikiran seseorang (pengirim) dan kemudian ingin menyampaikannya kepada orang lain (penerima).

2)    Ide diubah menjadi pesan

Ide/gagasan yang ada dalam pikiran pengirim tidak mudah dimengerti oleh orang lain. Agar dapat dimengerti atau diterima dengan baik, ide/gagasan yang ada dalam pikiran diubah menjadi pesan

3)    Pemindahan pesan

Setelah ide/gagasan diubah menjadi pesan, tahap selanjutnya adalah memindahkan pesan kepada penerima melalui berbagai bentuk komunikasi (verbal, nonverbal, lisa, atau tertulis).

4)    Penerima menerima pesan

Penerima mengartikan atau menginterpretasikan pesan yang diterima.

5)    Penerima pesan bereaksi dan mengirimkan umpan balik

Sebagai tanggapan atas pesan yang diterima, penerima akan memberikan sinyal (misalnya mengangguk, tersenyum, atau secara tertulis). Umpan balik adalah tanggapan dari penerima pesan dan merupakan elemen kunci dalam rantai komunikasi.

Proses komunikasi dimulai dari sumber yang menciptakan pesan, komunikasi dimulai dari sumber yang menciptakan pesan, kemudian ditransmit melalui saluran kawat atau gelombang udara. Pesan ditangkap oleh pesawat penerima yang merekonstruksi kembali sinyal itu sampai kepada tujuannya (destination). Tujuan di sini adalah penerima yang menjadi sasaran pesan. Dalam proses komunikasi yang digambarkan Shannon dan Weaver, salah satu unsur yang cukup penting ialah gangguan (noise). Gangguan-gangguan di sini menunjukkan adanya rintangan yang terjadi pada saluran, sehingga menghasilkan pesan yang berbeda seperti yang ditransmit oleh sumber. Jadi dengan adanya noise membuat isi pesan yang dikirimkan oleh sumber menjadi isi pesan tersebut tidak sempurna. Gangguan-gangguan seperti ini dapat menyebabkan kegagalan komunikasi.

 

D.   Kesalahpahaman dalam komunikasi

Dalam sebuah komunikasi, terdapat tendensi dalam pesan yang mungkin tidak dapat dimengerti oleh komunikan secara baik. Berikut adalah beberapat faktor yang dapat menghambat dalam komunikasi, antara lain:

1.    Permasalahan di dalam pengembangan pesan

Masalah yang mungkin muncul adalah adanya keraguan mengenai konten pesan, atau dirasakan masih kurang familiar bagi audiens, dan beberapa hal yang menjadi kesulitan dalam menyampaikan sebuah ide.

2.    Permasalahan dalam penyampaian pesan

Bagian dari masalah dalam penyampaian pesan adalah terkait dengan sarana dan prasarana atau peralatan yang digunakan untuk komunikasi.

3.    Permasalahan dalam penerimaan pesan

Penerima pesan terkadang mengalami beberapa hal yang tidak dapat diprediksi sebelumnya, misalnya terdapat istilah-istilah yang masih asing bagi penerima, atau terdapat perbedaan persepsi, dikarenakan komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung.

4.    Masalah dalam menafsirkan pesan

Persepsi penerima pesan bisa berbeda dalam setiap komunikasi yang disampaikan oleh pengirim. Persepsi tersebut diantaranya adalah perbedaan latar belakang, perbedaan persepsi, dan perbedaan respon audiens.

 

E.   Bagaimana Memperbaiki Komunikasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan,

atara lain :

a)    Persepsi

Dalam melakukan komunikasi, seorang komunikator juga harus memiliki persepsi terkait topik pembicaraannya.

Komunikator harus dapat memprediksi lewat berbagai macam persepsi nya tentang pesan yang disampaikan sehingga dapat dipahami dan diterima oleh penerima atau komunikan.

b)    Ketetapan

Dalam berkomunikasi, manusia pasti memiliki kerangka berpikir yang berbeda-beda. Agar informasi yang akan diberikan sampai dengan tepat, maka komunikator juga harus mengekspresikan atau mengimplementasikan apa yang dipikirkan oleh komunikan.

c)    Kredibilitas

Terkadang sebuah informasi yang disampaikan oleh seseorang tidak dipercaya oleh orang lain. Untuk menghindari hal tersebut, maka komunikator juga harus yakin bahwa komunikan adalah pihak yang dapat dipercaya.

Hal tersebut juga berlaku sebaliknya, intinya setiap pihak harus memiliki sikap saling percaya satu sama lain.

d)    Pengendalian

Pengendalian juga diperlukan dalam proses komunikasi. Setiap komunikasi pasti akan ada tanggapan dari pihak penerimaan.

Disinilah tugas komunikator untuk dapat mengendalikan tanggapan dari komunikan.

e)    kecocokan / keserasian.

Dalam komunikasi harus ada kepercayaan dan hubungan baik yang harus dijaga.

Sehingga persahabatan antar perusahaan juga dapat terjalin dengan adanya komunikasi.

Selain menjaga hubungan baik dengan komunikasi bisnis, Anda juga harus memerhatikan keuangan bisnis Anda. Dengan keuangan bisnis yang baik, Anda dapat dengan mudah menjalankan dan mengembangkan bisnis Anda.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1. Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati

2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan

 

Referensi

 

1.    Djoko Purwanto dalam bukunya yang berjudul Komunikasi Bisnis (2006, h35),

2.    Sumber : Haryani 2001 yang dikutip oleh Dewi dalam bukunya Komunikasi Bisnis (2007, h6)

3.    Buku Komunikasi Bisnis: Metode dan Implementas oleh Totok Haryanto • Arini Hidayah • Alfalisyado.

4.    Jurnal entrepreneur (https://www.jurnal.id/id/blog/alasan-kenapa-komunikasi-bisnis-penting-untuk-keberhasilan-bisnis-anda/)